Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Clemens Grindler, Grindler IVS, Rilkestr. 13, 64668 Rimbach, E-Mail: info@grindler-ivs.de

2. Hosting und technische Bereitstellung

Beim Aufruf dieser Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet, damit Inhalte ausgeliefert, Angriffe abgewehrt und die Stabilität sichergestellt werden können. Dazu zählen insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Ressource und technische Metadaten in Server-Logfiles. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Website wird auf einem Server in Deutschland betrieben.

3. Cookies, Einwilligung und Werbung

Ohne deine Einwilligung laden wir keine externen Analytics-Dienste und erfassen kein zusätzliches Nutzungsverhalten. Schriftarten und Bilder kommen von unserem eigenen Server. Deine Auswahl im Einwilligungs-Banner speichern wir lokal in deinem Browser (Local Storage, Eintrag „verwalo-consent-v2“), damit das Banner nicht bei jedem Besuch erscheint (technisch erforderlich, § 25 Abs. 2 TDDDG). Wegen der erweiterten Analytics-Zwecke wird eine frühere Zustimmung nicht übernommen.

Analytics: Mit „Alle akzeptieren“ erlaubst du zusätzlich eine eigene Auswertung von Seitenaufrufen, sichtbarem Preisbereich, Testmonat-Klicks und Schritten im Checkout. Wir speichern nur feste Ereignistypen, grobe Seitenkategorien, Geräteklassen und Herkunftskategorien sowie eine numerische Kampagnenkennung, sofern sie im Link enthalten ist. Freie Suchbegriffe, vollständige URLs, Werbe-Klickkennungen, Formularinhalte, IP-Adressen und Browser-Fingerprints speichern wir nicht in den Analytics-Tabellen. Eine zufällige Sitzungskennung im Session Storage („verwalo-analytics-session-v2“) gilt für höchstens 30 Minuten und wird nur nach Zustimmung angelegt. Eine bestätigte Bestellung kann anhand ihrer zufälligen Kennung dieser Sitzung zugeordnet werden; deshalb handelt es sich zunächst um pseudonyme, nicht vollständig anonyme Daten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Ereignisdaten und Bestellzuordnungen werden spätestens nach 90 Tagen bei der stündlichen Bereinigung gelöscht. Tageszahlen ohne Sitzungs- oder Bestellkennungen bewahren wir höchstens 395 Tage auf. Bei Widerruf beenden wir die Messung und löschen die noch zuordenbaren Ereignisse und Bestellzuordnungen der aktuellen Sitzung; bereits aggregierte Tageszahlen bleiben erhalten.

Banner-Statistik: Ohne Besucherkennung und ohne zusätzlichen Browser-Speicher zählen wir Banner-Anzeigen und Auswahlaktionen ausschließlich als Tageszahlen. Dabei erfassen wir keine aufgerufene Seite oder Herkunft. Die Zählung erfolgt zur Kontrolle der Einwilligungsoberfläche auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); technisch erforderliche Verbindungsdaten werden nur für die Übermittlung verarbeitet. Diese Zahlen sind keine eindeutigen Besucherzahlen. Notwendige Bestell- und Zahlungsdaten verarbeiten wir unabhängig davon zur Vertragsabwicklung; daraus entstehen separate betriebliche Tageszahlen.

Wenn du „Alle akzeptieren“ wählst, laden wir das Google-Ads-Conversion-Tracking der Google Ireland Limited (bzw. Google LLC, USA). Dabei können Cookies gesetzt und Daten wie IP-Adresse, Browser, besuchte Seite und die Information über einen erfolgreich freigeschalteten Testabo-Zugang an Google übermittelt werden. Zur Vermeidung doppelter Zählungen verwenden wir die zufällige Bestellkennung und speichern nach dem Tracking einen lokalen Vermerk („verwalo-conversion-“ mit Bestellkennung). Namen, E-Mail-Adressen, Formularinhalte und Zahlungsdaten werden diesem Ereignis nicht beigefügt. Zweck ist die Erfolgsmessung unserer Werbeanzeigen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer mit Wirkung für die Zukunft ändern. Datenübermittlung in die USA / Data Privacy Framework erfolgt, sobald Google Ads aktiv ist.

Externe Inhalte werden nur geöffnet, wenn du bewusst einen Link anklickst; dann gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

4. Kontaktformular

Wenn du das Formular absendest, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Name der WEG, Anzahl der Einheiten, deine Nachricht sowie den Zeitpunkt deiner Einwilligung. Zweck ist die Bearbeitung deiner Anfrage. Dadurch entsteht kein Abo und es wird kein Kundenkonto eingerichtet. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) und lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Übermittlung erfolgt erst nach deiner aktiven Bestätigung. Die Daten werden in einer Datenbank auf unserem Server gespeichert und gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zum Schutz vor Missbrauch wird deine IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher für eine Mengenbegrenzung verwendet.

5. Benachrichtigung über neue Anfragen

Damit wir neue Anfragen schnell bearbeiten können, wird eine Benachrichtigung mit den Inhalten deiner Anfrage (Name, E-Mail, WEG, Einheiten, Nachricht) über den Push-Dienst ntfy (ntfy.sh) an uns übermittelt.

6. Nutzung der Anwendung

Bei einer Online-Bestellung verarbeiten wir zusätzlich Rechnungsanschrift, Tarif, Einwilligungszeitpunkt, PayPal-Abo- und Transaktionskennungen sowie Freigabe- und Zahlungsstatus zur Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Zahlungsdaten gibst du direkt bei PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. ein; es gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von PayPal. PayPal wird nicht beim bloßen Seitenaufruf geladen, sondern erst beim bewussten Wechsel zur Abo-Bestätigung.

Für die Rückkehr vom PayPal-Abschluss wird ein zufälliger Bestellnachweis im lokalen Browser-Speicher („verwalo-checkout-v1“) gespeichert. Er enthält keine Rechnungs- oder Zahlungsdaten und dient nur dem Wiederaufnehmen der Bestellung. Nach serverseitiger Bestätigung des aktiven PayPal-Abos werden ein eigenes Authentik-Konto und eine WEG-Gruppe automatisch eingerichtet und freigeschaltet. Bestehende Konten werden nicht übernommen. Einladung, Bestätigungen und Rechnungen werden über Microsoft Graph aus unserem Microsoft-365-Postfach versendet. Einrichtungs- und Ressourcenhinweise werden über den konfigurierten ntfy-Dienst an den Anbieter gesendet; Rechnungsanschriften werden nicht in diesen Pushnachrichten aufgenommen.

Für Kundinnen und Kunden der Anwendung unter app.grindler-ivs.de gelten gesonderte Hinweise zur Verarbeitung der in der Anwendung gespeicherten Daten. Die Anmeldung erfolgt über unseren Identitätsdienst (Authentik) auf sso.grindler-ivs.de.

Kontaktregister und lokale Dokumenterkennung

Das Kontaktregister speichert die von WEG-Mitgliedern eingegebenen und freigegebenen Kontaktdaten von Handwerkern, Versicherungen und Versorgern, optional Vertrags-, Kunden- und Bankdaten, Favoriten und Aufgabenbereiche. Diese Daten sind innerhalb der jeweiligen WEG für berechtigte Mitglieder zugänglich. Zur Nachvollziehbarkeit werden bei der Freigabe Benutzerkennung, Zeitpunkt und gegebenenfalls die Verknüpfung zum Quelldokument gespeichert. Die WEG muss die für ihre Verwaltung erforderliche Datenverarbeitung, die passende Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsfristen festlegen und betroffene Personen entsprechend informieren.

Die optionale Texterkennung von PDFs und Bildern erfolgt lokal im Browser. Programmdateien und das deutsche Sprachmodell werden von der Anwendung selbst bereitgestellt, nicht von externen CDNs oder KI-Diensten. Erkannter Volltext und noch nicht freigegebene Vorschläge verbleiben im Arbeitsspeicher auf dem Gerät. Nur ausdrücklich vom WEG-Admin freigegebene Formularfelder werden an die Anwendungsdatenbank übertragen. Mit bestätigtem Zahlungsdatum und geprüfter Verteilung kann diese Freigabe zugleich eine Kostenposition in der Gesamtabrechnung anlegen; reine Erkennung oder Upload allein bucht nichts. Zahlungsdatum, Abrechnungsjahr und Belegverknüpfung werden dabei gespeichert. Ein hochgeladenes Original verbleibt unabhängig davon in der Dokumentenablage. Es gibt keine automatische Zahlung.

Die Suche nach Betrieben bindet keine Suchergebnisse, Karten oder Tracking-Skripte ein. Erst nach bewusstem Klick öffnet sich Google Search mit dem angezeigten Gewerk und Ort. Google erhält den Suchbegriff sowie technische Verbindungsdaten wie die IP-Adresse; es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google. WEG-Kennungen, gespeicherte Kontakte und Dokumentinhalte werden nicht automatisch an Google übertragen. Externe Website- und Kartenlinks werden ohne Referrer geöffnet.

WEG-Admins können Kontakte und freigegebene Rechnungsdaten berichtigen beziehungsweise löschen; das Löschen eines Kontakts entfernt auch seine Aufgabenzuordnungen. Verknüpfte Rechnungsdaten bleiben erhalten, bis die entsprechende Kostenposition entfernt und die Abrechnung gespeichert oder das Abrechnungsjahr gelöscht wird. Das Löschen von Rechnungsdaten löscht nicht das Quelldokument und umgekehrt. Löschungen aus Sicherungskopien richten sich nach dem betrieblichen Sicherungs- und Löschkonzept.

WEG-Mitglieder und Einladungen

Dokumente können einer Kategorie und einem optionalen Abrechnungsjahr zugeordnet werden. Die Jahresprüfung wertet diese Metadaten, gespeicherte Abrechnungsangaben und Belegverknüpfungen aus; sie führt keine zusätzliche Inhaltsanalyse durch. Der gesonderte Jahresimport liest Gesamt- und Einzelabrechnungen lokal und speichert ausgewählte Werte, Dokumentreferenzen und offene Prüfhinweise, keinen OCR-Volltext. Standardmäßig ist eine Freigabe erforderlich. Aktiviert der WEG-Admin die optionale automatische Synchronisierung mit Risikobestätigung, werden konfliktfreie Angaben nach lokaler Auslese ohne Einzel-Freigabe übertragen. Abweichende bestehende Werte und unklare Angaben bleiben zur Prüfung offen. Die Einstellung gilt für die jeweilige WEG; ihre rechtmäßige Nutzung und Information der betroffenen Personen verantwortet die WEG. API-Key-Agenten können die WEG-gebundenen Prüfhinweise und offenen Dokumentjahre lesen, aber bestehende Dokumentzuordnungen nicht verändern. Die Anzeige gesetzlicher Quellen übermittelt keine Dokumentdaten an diese Anbieter.

Zur Einrichtung eingeschränkter WEG-Zugänge speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, WEG-Zuordnung, Rolle, Einladungsstatus, einladende Benutzerkennung und Zeitpunkt sowie die Kennung des eigenen Authentik-Kontos. Das Mitgliederlimit wird aus der gebuchten Wohneinheitenzahl bestimmt; offene Einladungen zählen mit. Der WEG-Admin erhält persönliche Authentik-Recovery-Links zur vertraulichen Weitergabe an die jeweilige Person, nicht eine automatische E-Mail-Zustellung an Mitglieder. Mitglieder können Dokumente hochladen sowie Aufgaben und Fristen bearbeiten; Verwaltungsänderungen bleiben WEG-Admins vorbehalten. Bestehende WEG-weite Lesbarkeit bleibt erhalten. Die WEG ist für rechtmäßige Einladungen, erforderliche Zugänge, Informationspflichten und die Festlegung von Aufbewahrungsfristen verantwortlich.

Mietmonitor und Betriebskostenprüfung

Beauftragte externe Upload-/Bearbeitungsagenten können Jahreswerte mit zugehörigen Textausschnitten über die WEG-gebundene Agenten-API übermitteln. Die App selbst ruft dafür kein externes LLM auf. Gespeichert werden Vorschläge, Textbelege, Dokument-/Jahresbezug, verwendete Agentenkennung, Zeitpunkt und Übernahmestatus. Ohne Automatik bleiben Vorschläge zur Freigabe offen; mit bestätigter WEG-Automatik werden nur konfliktfreie Ergänzungen übernommen. Textbelege sind Agentenangaben, keine unabhängige Prüfung des Originals. Die WEG verantwortet die Beauftragung, Rechtsgrundlage und Datenübermittlung an den von ihr gewählten externen Anbieter. Das Löschen des Quelldokuments entfernt die Vorschläge und Textbelege, nicht bereits übernommene Abrechnungswerte.

Bei aktivierter Mietverwaltung speichern wir nach ausdrücklicher Datenfreigabe Mietobjekt, Mieter und Anschrift, Vermieterangaben, Mietbeträge, Vertragsdaten, Indexreferenzen beziehungsweise Staffeln und Notizen sowie Benutzerkennung und Freigabezeitpunkte. Betriebskostenprüfungen speichern die eingegebenen Rechnungspositionen, bestätigte Vertragsdeckung und Verteilung, Mieteranteile und bereits berücksichtigte Beträge. Die direkte Freigabe einer WEG-Jahreskostenposition speichert Kostenart, Prüfnotiz, Einheit, Quellrevision, Benutzerkennung und Zeitpunkt; sie erzeugt keine Mieterforderung. Der getrennte Beschlussstatus einer Jahresabrechnung speichert ebenfalls Benutzerkennung, Zeitpunkt und den bestätigten Quellstand. Die Daten sind gemeinsam für berechtigte Mitglieder der jeweiligen WEG zugänglich, nicht individuell nach Vermieter getrennt. Die WEG muss vor der Erfassung die Rechtsgrundlage, Informationspflichten und Zulässigkeit dieser gemeinsamen Zugänglichkeit prüfen.

Die Indexabfrage ruft serverseitig ausschließlich die feste öffentliche Destatis-Tabelle ab. Dabei werden keine WEG-Kennungen, Mieterdaten oder Dokumentinhalte an Destatis gesendet. Es fallen technische Verbindungsdaten des Servers an. Die amtliche Reihe wird gemeinsam zwischengespeichert; manuell bestätigte Indexstände und Quellen bleiben WEG-gebunden. Die Betriebskostenprüfung arbeitet mit nachvollziehbaren Regeln auf dem Anwendungsserver ohne externe KI. PDF-Prüfentwürfe werden auf bewusste Anforderung erstellt und heruntergeladen; die App versendet keine Schreiben und löst keine Zahlungen aus. Mietverträge sind in der App berichtigbar und löschbar; das Löschen freigegebener Rechnungsdaten entfernt auch deren Betriebskostenprüfung. Für Sicherungskopien gilt das betriebliche Löschkonzept.

Gespeicherte Mieterabrechnungen enthalten zusätzlich Abrechnungs- und Mietzeiträume, tatsächliche Betriebskostenvorauszahlungen, bestätigte Kostenanteile und Verteilungsberechnungen, ergänzende Vermieterkosten, Prüfnotizen sowie optional Kontoinhaber, IBAN und Zahlungshinweise. Quelljahr, Quellrevision und Benutzer-/Zeitangaben sichern die Nachvollziehbarkeit. Diese Daten bleiben gemeinsam für berechtigte WEG-Mitglieder lesbar. Berechtigte WEG-Admins können Abrechnungen berichtigen, löschen und als PDF-Prüfentwurf herunterladen. Es werden keine echten Mieter- oder Bankdaten aus Beispielunterlagen automatisch angelegt.

Agentenvorschläge für Mieterabrechnungen können zusätzlich belegte Mieter-/Vermieterangaben, Anschriften, tatsächliche Vorauszahlungen, Mietzeiträume und Kosteninformationen enthalten. Sie werden getrennt von freigegebenen Abrechnungen gespeichert, mit WEG-/Wohnungs-/Jahresbezug, Textausschnitten, Dokumentquellen, Agentenkennung und Zeitpunkt. Aktuelle Vorschläge füllen neue Formulare vor; eigene Eingaben werden nicht automatisch überschrieben. Bei bewusster Freigabe speichert die App die verwendeten Agentenvorschläge und Textbelege als Herkunftsnachweis mit der Mieterabrechnung. Alle Daten bleiben WEG-weit für berechtigte Mitglieder lesbar. Vorschläge entfallen mit ihrer Jahresgrundlage; gespeicherte Herkunftsnachweise entfallen mit der Mieterabrechnung. Ein gelöschtes Dokument markiert zugehörige Vorschläge als veraltet, löscht aber nicht freigegebene Herkunftsnachweise. Externe LLM-Beauftragung und rechtmäßige Verarbeitung verantwortet die WEG; die App ruft kein externes LLM auf.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an info@grindler-ivs.de. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, in Hessen beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Stand: Oktober 2026